Procedimentos para a celebração de um novo acordo

A celebração de um novo acordo ou convênio de cooperação acadêmica e científica internacional pela UFSCar exige, a rigor, a tramitação interna das minutas correspondentes, procedimento prévio obrigatório à assinatura de qualquer acordo de cooperação internacional pelo(a) representante da universidade.

A tramitação interna consiste basicamente na execução dos seguintes procedimentos, enumerados abaixo na ordem em que devem ser executados*:

1. Escolher as minutas mais adequadas à colaboração acadêmico-científica internacional pretendida. Clique aqui para ter acesso às minutas recomendadas pela SRInter à maioria dos casos possíveis;

2. Enviar as minutas à instituição estrangeira, para análise. A discussão das alterações eventualmente sugeridas pela instituição estrangeira nos documentos poderá ser feita diretamente entre ela e a SRInter. Se a instituição preferir ou for obrigada a fazê-lo, poderá produzir uma versão das minutas em seu idioma oficial, com base normalmente na versão do mesmo documento na língua inglesa. Quando a(s) minuta(s) escolhida(s) houver(em) sido proposta(s) pela instituição estrangeira, favor enviá-la(s) à SRInter, para análise e posteriormente tradução – para português – da versão definitiva (final) do(s) documento(s);

3. Submeter a versão definitiva das minutas, obrigatoriamente na língua portuguesa e nos demais idiomas – nesse momento, tais documentos já terão sido integralmente aprovados pela instituição estrangeira –, à apreciação do conselho do Departamento no qual está lotado(a) o(a) professor(a) interessado(a) na celebração do acordo e/ou, se for o caso, da CPG do Programa de Pós-Graduação ao qual está vinculado(a). Ao submeter os documentos à apreciação do conselho departamental e/ou da CPG, o(a) docente deve apresentar, em ofício, os motivos para a celebração do acordo, justificando o interesse da UFSCar na celebração do instrumento e, de certa forma, perfazendo uma espécie de plano de trabalho prévio ou subjacente ao mesmo. Desse ofício devem constar, além das razões propriamente ditas para a assinatura do acordo, as seguintes informações:

a) A escolha pela instituição estrangeira signatária, em vez de qualquer outra instituição estrangeira de Ensino Superior e/ou pesquisa;

b) O objeto ou objetivos do acordo, que devem estar previstos expressamente nas minutas correspondentes;

c) As etapas ou fases de execução do objeto do acordo, que costumam estar descritas ao longo das minutas;

d) O prazo de vigência do acordo, que corresponde à duração da cooperação e está expressamente fixado nas minutas;

e) As metas a serem atingidas e/ou os resultados esperados com a execução do acordo, não só em benefício do Departamento e/ou do Programa de Pós-Graduação, mas também, se possível, em favor da universidade como um todo.

4. Após a aprovação das minutas pelo conselho departamental e/ou pela CPG, solicitar à Secretaria do Departamento ou do Programa de Pós-Graduação que:

a) Autue (forme) processo administrativo, juntando a seguinte documentação:
    - Uma cópia simples das minutas, nas quais não é preciso obter absolutamente nenhuma assinatura;
    - O ofício descrito no procedimento n.º 3 acima; e
    - Comprovante da aprovação das minutas pelo conselho departamental e/ou pela CPG, na forma, por exemplo, de declaração do(a) presidente do conselho e/ou do(a) representante da CPG, comunicando a aprovação das minutas pelo respectivo órgão colegiado.

b) Envie o processo ao Centro correspondente, submetendo as minutas à apreciação do conselho do mesmo e requerendo que, após a aprovação de tais documentos pelo referido órgão colegiado, o processo seja encaminhado à SRInter.

5. O restante da tramitação interna, que inclui a submissão das minutas ao(s) conselho(s) superior(es) competente(s) – CoPq, CoG, CoPG ou CoEx – em conformidade com o objeto do futuro acordo de cooperação, será conduzido pela SRInter. Essa fase do procedimento pode abranger também a submissão das disposições sobre propriedade intelectual, confidencialidade de informações e publicação de resultados que constam das minutas à análise da assessoria jurídica da Agência de Inovação da UFSCar. Por fim, a SRInter se encarregará, ainda, das seguintes atribuições: impressão dos originais do acordo, obrigatoriamente em português e nos demais idiomas; coleta de assinaturas em tais documentos; e, se for o caso, envio dos mesmos por correio à instituição estrangeira, para que sejam assinados também pelo representante dela, e consequentemente o instrumento entre em vigor.

Uma vez que a UFSCar e a instituição estrangeira chegam a pleno acordo quanto ao teor das minutas, concordando em definitivo sobre seus termos e condições, toda a tramitação da versão final de tais documentos no interior da UFSCar – nomeadamente, a execução dos procedimentos ou etapas 3, 4 e 5 descritos acima – pode levar, em média, de um a três meses. Esse tempo, no entanto, encontra-se invariável e inevitavelmente sujeito a prolongamentos, por diversas razões.

 
* A execução dos procedimentos de tramitação de minutas de acordo de cooperação acadêmica e científica internacional na UFSCar pode estar sujeita a alterações devido à implantação do SEI! (Sistema Eletrônico de Informações) na universidade. Em caso de dúvidas, entre em contato com a Divisão de Convênios para Relações Internacionais ou consulte a seção Dúvidas Frequentes do Portal SEI! UFSCar.